個人情報取扱方法

（目的）
第1条　この個人情報取扱方法は、世田谷区立代田小学校PTA（以下「本会」という。）が取得・保有する個人情報の適正な取り扱いを定めることにより、事業の円滑な運営を図るとともに、個人情報に関する会員の権利・利益を保護することを目的として制定する。

（定義）
第2条　この個人情報取扱方法で用いる「個人情報」「要配慮個人情報」及び「個人データ」等の用語は、個人情報保護法第2条で定めるものと同一の意義を有するものとする。

（指針）
第3条　本会は個人情報に関する法令を遵守するとともに、個人情報保護法に則って運用管理を行い、活動において個人情報の保護に努めるものとする。

（周知）
第4条　本会において取得・保持する個人情報の取り扱い方法については、本会のホームページの掲載、総会資料または通知など適宜の方法において会員に周知する。

（利用目的）
第5条　本会では個人情報を次の目的のために使用する。
（1）会費の請求・管理等
（2）役員・委員の選定及び会員・役員・委員名簿等の作成
（3）本会の活動に関する本会（役員・委員会）からの連絡
（4）本会の活動への参加者の把握・管理
（5）校外地区班名簿の作成および活動
（6）本会の活動内容の記録・保存

（個人情報の取得）
第6条　本会は、適正な手段により、個人情報を取得する。
　前項の規定にかかわらず、要配慮個人情報等を収集する場合は、あらかじめ本人の同意を得るものとする。

（管理）
第7条 個人情報は、本会役員が適正に管理する。不要となった個人情報は、適正かつ速やかに廃棄する。

（保管)
第8条　個⼈情報データベースについて、紙媒体で作成・保管することをできる限り避けるとともに、作成した場合は施錠保管する。電⼦データの場合、本会役員のみ（地区班名簿については世話人を含む。）がアクセスできるクラウドストレージサービスに保管する。なお、保管に際しては、パスワードをかける等、適切な状態で保管するよう努める。

（第三者提供の制限）
第9条　本会は次に挙げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならない。
（1）法令に基づく場合
（2）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（3）公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
（4）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
（5）その他法令で認められる場合

（第三者提供に係る記録の作成等）
第10条　個人情報を第三者（第9条第1号から第5号の場合及び都、市役所、区役所を除く）に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。
（1）第三者の氏名
（2）提供年月日
（3）提供する対象者の氏名
（4）提供する情報の項目
（5）対象者の同意を得ている旨

（第三者提供を受ける際の確認等）
第11条　第三者（第9条第1号から第5号の場合、および都、市役所、区役所を除く）から個人情報の提供をうけるときは次の項目について記録を作成し保存する。
（1）第三者の氏名・住所
（2）第三者が個人情報を取得した経緯
（3）提供を受ける対象者の氏名
（4）提供を受ける情報の項目
（5）対象者の同意を得ている旨

（秘密保持義務）
第12条　本会会員は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ又は不当な目的に使用してはならない。その地位を退いた後も同様とする。

（情報開示）
第13条　本会は本人から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは法令に沿ってこれに応じる。

（漏えい時等の対応）
第14条　個人情報データベースを漏えい(紛失含む)したおそれがあることを把握した場合は、直ちに本会役員に報告する。

（苦情の処理）
第15条　本会は、個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

附則
なお、この取扱方法は法令の改正または実務上の不備が発生した場合には、本会役員会で協議、検討し改定することができる。取扱方法を改定した場合は、第3条に定める周知の方法をもって会員へ周知するものとする。

令和7年3月30日　改定